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會議有大小之分,通常情況下是根據規模來區分的。大型會議策劃,我們需要考慮的準備的東西更多,注意的點也要更多一些,大型會議是一項有目的有計劃有步驟地組織眾多人參與的會議,要想做好大型會議策劃就要周密緊致,考慮周全。接下來讓我們一同了解一下大型會議策劃的講究。

  一、從整體上講,大型會議要注意以下兩點:

  1、周密細致、程序規范

  會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務,明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系,按照有關規定和程序合理安排會議議程,使各場次會議能順利銜接,使整體的會議安排周密細致、程序規范,避免出現死角和盲區。

  方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛工作分工安排等內容。

  2、加強溝通,統籌協調

  在組織籌備會議的過程中,必須加強與本單位領導和上級領導的溝通請示工作。大型會議的順利開展,在會議籌備期間,必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作,合理調整工作進度,加強配合,共同推進籌備工作全面有序進行。

  二、大型會議從程序上說,大型活動策劃和實施,要完全按照公關四步工作法的要求執行:

  1、立項,就是要把會議作為一個項目確定下來,這個會議要不要做?為什么做?一定要很清晰。

  2、進行調查和可行性研究。做調查,大家很清楚,不詳細闡述,但大型會議策劃調查有其特殊性,例如調查的內容:國家關于大型會議方面的政策和法規、關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性,都是調查的內容。

  3、提煉主題,進行創意。除了個人創意外,我們要特別強調群體創意的概念。

  4、方案論證。方案不僅要有論證,而且要有科學的論證,方案論證通常使用定位式優選法,輪轉式優選法和優點移植法。

(本文由濟南活動公司提供)

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